Mitarbeitergespräch: Leitfaden für Führungskräfte

Ganz egal, in welcher Position Sie arbeiten. Als Top-Führungskraft haben Mitarbeitergespräche in Ihrem Führungsalltag einen festen Platz. Zurecht, denn sie sind eines der wichtigsten Führungsinstrumente, die Sie haben. Nach meiner eigenen Tätigkeit im Top-Management und über 30 Jahren Führungskräfte-Coaching kann ich sagen: Damit Mitarbeitergespräche zielführend und produktiv sind, gibt es in erster Linie zwei Bedingungen. Sie müssen erstens die richtige Sprache sprechen. Mit Fachkräften kommunizieren Sie ganz anders als mit Top-Managern. Mit echten Könnern und Leistungsträgern sprechen Sie anders als mit narzisstisch veranlagten Persönlichkeitstypen. Und Sie müssen zweitens die Art des jeweiligen Gesprächs berücksichtigen. Denn für ein Konfliktgespräch gelten andere Regeln als für ein Entwicklungsgespräch. Aufbauend auf diesen beiden Faktoren, habe ich Ihnen im Folgenden einen Leitfaden für das anstehende Mitarbeitergespräch zusammengestellt.

Inhaltsverzeichnis

1. Leitfaden für Gespräche mit Fachkräften und Führungskräften aus dem mittleren Management
   1.1. Sprechen Sie die richtige Sprache
   1.2. Richten Sie Gesprächsinhalt und -struktur an der Art des Mitarbeitergesprächs aus
2. Leitfaden für Mitarbeitergespräche mit C-Leveln und Top-Managern
   2.1. Bereiten Sie das Gespräch gründlich vor
   2.2. Beachten Sie die Spielregeln
   2.3. Berücksichtigen Sie die Persönlichkeit, die Ihnen gegenübersitzt

Leitfaden für Gespräche mit Fachkräften und Führungskräften aus dem mittleren Management

Sie arbeiten schon eine ganze Weile im Top-Management – und haben seit längerem wieder einige Fachkräfte aus dem mittleren Management oder darunter in Ihrem Team, mit denen Sie Gespräche führen müssen? Dann können Ihnen die beiden folgenden Punkte als Leitfaden für das Mitarbeitergespräch dienen.

1.) Sprechen Sie die richtige Sprache

Als gestandene Top-Führungskraft wissen Sie längst: Je weiter man die Karriereleiter nach oben klettert, desto mehr ändert sich die gesprochene Sprache. Viele Top-Manager, die schon lange an der Spitze stehen, verinnerlichen eine bestimmte Art zu sprechen. Meist pflegen sie eine – politisch korrekte – indirekte Art der Kommunikation. Top-Manager

• deuten im Gespräch miteinander vieles nur an,
• verpacken Botschaften blumig (sofern Sie diese überhaupt verbal kommunizieren) und
• äußern Kritik oft nur versteckt.

Warum schreibe ich das? Weil es wichtig ist, dass Sie im Mitarbeitergespräch nicht auf die indirekte, blumige Art des Top-Managements sprechen. Denn Fachkräfte aus dem mittleren Management und darunter sind eine transparente, offene Kommunikation gewohnt. Mit Andeutungen und versteckten Botschaften können sie nichts anfangen – und verstehen höchstwahrscheinlich nur Bahnhof. Missverständnisse sind in diesem Fall vorprogrammiert. Und gehen allein auf Ihre Kappe.

2.) Richten Sie Gesprächsinhalt und -struktur an der Art des Mitarbeitergesprächs aus

Ich bin der festen Überzeugung: Starre Muster oder Vorlagen sind für Mitarbeitergespräche eher kontraproduktiv. Und auch sinnvolle Leitfäden hängen maßgeblich von der Art des anstehenden Gesprächs ab. An dieser Stelle möchte ich Sie daher dazu einladen, etwas in meinem Blog zu stöbern. Hier zeige ich Ihnen nicht nur, wie Sie Mitarbeitergespräche vorbereiten, sondern gebe Ihnen auch viele Best-Practice-Tipps und Fallbeispiele rund um die verschiedenen Arten von Mitarbeitergesprächen an die Hand.

• Entwicklungsgespräch: Hier zeige ich Ihnen, warum zielführende Entwicklungsgespräche so wichtig sind. Für Ihre Mitarbeiter, für Sie, für Ihr Unternehmen. Zudem bekommen Sie einen ausführlichen Leitfaden zur Orientierung an die Hand.
• Zielvereinbarungsgespräch: Zielvereinbarungen gehören zu den – im besten Sinne – klassischen Führungsinstrumenten. In diesem Artikel beleuchte ich, worauf es bei Vorbereitung und Durchführung wirklich ankommt.
• Jahresgespräch: Im Jahresgespräch nehmen Sie das große Ganze in den Blick, ziehen Bilanz, stellen die Weichen für die Zukunft – und zeichnen nicht selten eine Vision. Ein Gespräch mit Strahlkraft also. Umso wichtiger, dass Sie hierzu einen individuellen Leitfaden erstellen.
• Beurteilungsgespräch: Viele Führungskräfte haben großen Respekt vor Beurteilungsgesprächen. Und der ist gerechtfertigt. Denn für produktive Gespräche ist Fingerspitzengefühl gefragt. Mein Leitfaden (inkl. Checkliste) hilft Ihnen weiter.
• Konfliktgespräch: Ungelöste Konflikte sind gefährlich. Denn wenn es im Team brodelt, schlägt sich das eher früher als später auf die Performance nieder. Hier erfahren Sie, wie Sie Konflikte situationsbedingt (!) richtig managen.
• Kritikgespräch: Die Performance oder das Verhalten im Team stimmen nicht? Manchmal sind Kritikgespräche unvermeidbar. Dabei sollten Sie drei Grundregeln beachten – und das Gespräch in fünf verschiedene Phasen strukturieren.

Leitfaden für Mitarbeitergespräche mit C-Leveln und Top-Managern

Machen wir uns nichts vor. Im Top-Management, wo Machtspiele und doppelbödige Kommunikation selbst in vermeintlich „modernen“ Unternehmen nach wie vor Alltag sind, wird eine gänzlich andere Sprache als im mittleren Management gesprochen – besonders in größeren Unternehmen und Konzernen. Müssen Sie als (womöglich gerade in die Position aufgestiegener) Vorstand Gespräche mit Ihren Top-Managern aus dem C-Level führen, gilt es, sich gezielt auf diese Situation vorzubereiten. Zwar geht es in den Gesprächen nach wie vor um greifbare Inhalte. Die Gesprächsführung mit Top-Managern, die selten direkt kommunizieren, und allzu oft eine Hidden Agenda verfolgen, ist jedoch herausfordernd – und eine ganz andere Nummer als das Gespräch mit mittleren Führungskräften. Wollen Sie Ihren Laden unter Kontrolle halten, müssen Sie verstehen, was Ihre Mitarbeiter antreibt und wie diese kommunizieren. Als Leitfaden können Sie sich an den drei folgenden Punkten orientieren.

1.) Bereiten Sie das Gespräch gründlich vor

Vorbereitung heißt nicht nur, dass Sie die Erfolge und Problemfelder des jeweiligen Mitarbeiters kennen. Sie sollten auch dessen Motivation, soweit es Ihnen möglich ist, ergründen. Was treibt den Top-Manager (wirklich) an? Passt das, was er jetzt sagt, zu seinem Verhalten in der Vergangenheit? Ziehen Sie beide – im Sinne des Unternehmens – wirklich an einem Strang? Mit welchen internen Entscheidern im Unternehmen (z.B. Vorstände, Shareholder, Inhaber oder wichtige Kunden) ist der Mitarbeiter besonders gut vernetzt? Kommuniziert er gegenüber anderen Kollegen oder Vorgesetzten anders als mit Ihnen?

2.) Beachten Sie die Spielregeln

In jedem Unternehmen, ob groß oder klein, herrschen bestimmte Spielregeln. Viele von diesen haben Sie bereits vor Ihrem Amtsantritt kennengelernt. Andere sind unausgesprochen geblieben und Ihnen erst im Laufe der Zeit begegnet.

Beispiel: Meine Klientin Veronika F. war als Externe an die Konzernspitze aufgestiegen. Sie stellte schon bald fest, dass sie von ihren Kollegen ausgegrenzt wurde. Es dauerte eine ganze Weile, bis sie den Grund dafür herausfand. Sie hatte sich an ihrem ersten Tag in der Kantine schweigend an einen freien Tisch gesetzt. Ein Fauxpas, wie sie heute weiß. Denn im Unternehmen war es ungeschriebenes Gesetz, beim Betreten der Kantine zu grüßen und sich zunächst unter die Belegschaft zu mischen. Da Veronika diese, ihr unbekannte, Spielregel nicht beachtete, hatte sie von Beginn an den Ruf einer arroganten Tante weg.

Was ich damit sagen will: Stellen Sie sicher, dass Sie diese unausgesprochenen Spielregeln – wie auch immer sie in Ihrem Unternehmen aussehen mögen – auch im Mitarbeitergespräch beachten. Gerade unter Top-Managern sind Feedbackgespräche nicht wirklich ein geschützter Raum. Alles, was Sie tun oder lassen, sagen oder nicht sagen, kann gegen Sie verwendet werden! Das heißt nicht, dass Sie sich im Gespräch verbiegen müssten. Sie dürfen sehr gerne offen und direkt kommunizieren. Sie sollten allerdings die unternehmensinternen Regeln beachten. Ist es beispielsweise Sitte, dass vor jedem Mitarbeitergespräch zunächst 5 Minuten Smalltalk gehalten wird? Dann halten Sie sich daran!

3.) Berücksichtigen Sie die Persönlichkeit, die Ihnen gegenübersitzt

Durch meine eigene Erfahrung als Top-Managerin und nach über 30 Jahren im Führungskräfte-Coaching weiß ich: C-Level und Top-Management ziehen ganz bestimmte Persönlichkeitstypen an. Längst nicht alle sind – wie meine Klienten – echte Könner und Leistungsträger, die Ihr Unternehmen ohne viel Aufhebens um ihre Person voranbringen. So ist es kein Geheimnis, dass so manche Top-Führungskraft narzisstische Züge trägt. Glauben Sie, es mit einem Narzissten zu tun zu haben, ist im Mitarbeitergespräch Vorsicht geboten. Denn Narzissten sind geborene Schauspieler und Blender – und sagen fast alles, um ihre persönlichen Ziele zu erreichen. Im Mitarbeitergespräch mit einem Narzissten bietet sich folgendes Vorgehen an:

• Fühlen Sie dem Mitarbeiter auf den Zahn. Meint er, wirklich was er da sagt? Können Sie sich auf seine Aussagen verlassen?
• Sind Sie mit dem Verhalten des Mitarbeiters Ihnen oder anderen gegenüber unzufrieden? Dann zeigen Sie klare Grenzen auf – und benennen Sie auch (plausible) Konsequenzen, im schlimmsten Fall eine Kündigung. So knicken Narzissten meist sehr schnell ein.
• Führen Sie ein Kritikgespräch mit einem mutmaßlichen Narzissten, ist Vorsicht geboten. Denn nicht selten führt das dazu, dass er zwar vordergründig Einsicht zeigt, Sie aber trotzdem als Chef abwertet. Nicht vor Ihnen versteht sich, sondern hinter Ihrem Rücken. Das sollten Sie einkalkulieren – und Ihre Augen und Ohren in der nächsten Zeit offenhalten.

Echte Narzissten machen nur einen kleinen Teil der Persönlichkeitstypen im Top-Management aus. Es gibt noch zahlreiche weitere – viele von ihnen sind im Gespräch nicht weniger problematisch zu handeln. Ich denke da insbesondere an „Pfauen“, „Chamäleons“ und „Wildpferde“. Persönlichkeiten, die ich in meinem Buch „C-Level: Im Top-Management erfolgreich werden, sein und bleiben“ näher beschreibe. So viel vorweg: Auch im Mitarbeitergespräch mit diesen tierischen Persönlichkeiten ist viel Fingerspitzengefühl gefragt.

Herzliche Grüße

Gudrun Happich

PS: Sie haben das Gefühl, dass Ihre Mitarbeitergespräche keine Früchte tragen und vereinbarte Ziele nicht eingehalten werden? Dann kontaktieren Sie mich unter info@galileo-institut.de. Gemeinsam finden wir heraus, woran es liegt.

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