Für Führungskräfte: 9 Meeting-Regeln für zielführende Besprechungen

Als C-Level, Geschäftsführer, Vorstand oder Vorstandsvorsitzender sind regelmäßige Meetings Teil Ihres Arbeitsalltags – allzu oft allerdings kein angenehmer. Vorgesetzte, die Ihre bis ins Detail vorbereiteten Ideen mit einem Halbsatz abkanzeln. Mitarbeiter, die sich einfach nicht an Meeting-Regeln halten wollen. Und die typischen Herausforderungen von Online-Meetings. Schmerzpunkte gibt es bei Besprechungen viele. Die gute Nachricht: Gründlich vorbereitet, gut geführt und effizient gestaltet führen Meetings schnell zum Ziel – und sind ein echter Katalysator für anstehende Transformationsprozesse. In diesem Beitrag stelle ich Ihnen 9 Meeting-Regeln aus der Praxis vor, die Ihre Besprechungen zum Erfolg machen. Und die sich in meinen Führungskräfte-Coachings bereits etliche Male bewährt haben – seit gut drei Jahrzehnten!

Inhaltsverzeichnis

1. Nehmen Sie sich Zeit für die Vorbereitung
2. Standards und Dealbreaker: Kommunizieren Sie klare Meeting-Regeln
3. Schaffen Sie Zusammenhalt
4. Stärken nutzen: Leiten Sie wichtige Meetings zu zweit
5. „Meeting before the Meeting“: Vorsicht vor Überraschungen im Meeting
6. Schränken Sie Ihre Erreichbarkeit in wichtigen Meetings ein
7. Sichern Sie sich die Aufmerksamkeit Ihrer Vorgesetzten
8. Regeln für Online-Meetings: Machen Sie klar, was geht – und was nicht
9. Geben Sie virtuellen Meetings eine klare Struktur

1.) Nehmen Sie sich Zeit für die Vorbereitung

Voller Terminkalender, ständiger Zeitdruck: Der Arbeitsalltag eines C-Levels ist in vielen Fällen eng getaktet. Verständlich, dass viele Top-Führungskräfte für die Vorbereitung von Meetings wenig Zeit einplanen – insbesondere, wenn es „nur“ um Absprachen mit den Mitarbeitern (z.B. im Rahmen eines 14-tägigen Jour fixe) geht. Trotzdem lohnt es sich, jedes Meeting zumindest in seinen Grundzügen vorzubereiten. Das gilt für wichtige Treffen mit Vorgesetzten oder Kunden natürlich umso mehr. Selbst, wenn Sie nur ein bis zwei Stunden in die Vorbereitung einer Besprechung investieren,

• sind Sie in der Lage, strukturierter zu diskutieren,
• die richtigen Fragen zu stellen und
• allen Teilnehmenden ein Gefühl von Wertschätzung zu vermitteln.

Sie werden sehen: Können sich Ihre Mitarbeiter, Vorgesetzten und Kunden auf gründlich vorbereitete Meetings verlassen, steigt auch Ihre Reputation. Aus gutem Grund halte ich das Schaffen entsprechender Zeitfenster für einen wesentlichen Punkt des Selbstmanagements für Führungskräfte.

2.) Standards und Dealbreaker: Kommunizieren Sie klare Meeting-Regeln

Im C-Level haben Sie immer wieder mit unausgesprochenen Spielregeln, Machtspielen und Hidden Agendas zu tun. Umso erfreulicher: Wenn Sie ein Meeting leiten, können und sollen Sie Ihre eigenen Spielregeln festlegen – und diese am besten glasklar kommunizieren. Vielen meiner Klienten hilft es, dabei in „Standards“ und „Dealbreakern“ zu denken.

Standards sind die groben Rahmenbedingungen, die ein Meeting strukturieren. Diese können Sie vorgeben oder im Team aushandeln lassen. Solche Meeting-Standards können sein:

• Jedem Meeting-Teilnehmer werden mindestens 5 Minuten Redezeit zugestanden – ohne Unterbrechungen.
• Meetings starten pünktlich – egal, ob Teilnehmer vor Ort sind oder sich virtuell zuschalten.
• Jeder Teilnehmer nimmt sich vor dem Start des Meetings mindestens 20 Minuten Zeit für die Vorbereitung.
• Die wichtigsten Punkte werden von einem Protokollführer festgehalten.

Während die Standards verhandelbar sind, gibt es an den Dealbreakern nichts zu rütteln. Diese legen Sie daher besser selbst fest. Zu diesen können gehören:

• Ablenkungen (z.B. das parallele Führen von Chats auf dem Handy) sind tabu.
• Herausforderungen, Probleme und Fehler werden nicht unter den Tisch gekehrt, sondern offen angesprochen.
• Interna verlassen den Meeting-Raum unter keinen Umständen.

3.) Schaffen Sie Zusammenhalt

Gerade, wenn Sie neu als Führungskraft in Ihrer aktuellen Position gestartet sind und ein leistungsfähiges Team aufbauen müssen, gilt es zunächst mal, Zusammenhalt zu schaffen. In Meetings funktioniert das besonders gut – egal, ob online oder offline. Gelingt es Ihnen, in Ihren Meetings Raum für Kommunikation, Austausch und Zwischenmenschliches zu schaffen, beugen Sie auch dem unliebsamen Flurfunk vor

Mein Tipp: Beginnen Sie Ihre Meetings doch einfach mal mit einer unerwarteten Frage. Zum Beispiel: „Warum heißt die Biene Maja eigentlich Maja?“ Fragen wie diese sind kein Versuch, billige Lacher abzugreifen. Sie sind vielmehr ein exzellenter Eisbrecher, denn sie erlauben es, gleich zu Beginn des Meetings ungezwungen miteinander ins Gespräch zu kommen. Das fördert die emotionale Vernetzung im Team und stärkt den Zusammenhalt.

4.) Stärken nutzen: Leiten Sie wichtige Meetings zu zweit

Es gibt keine Regel, die besagt, dass Sie Ihre Meetings allein vorbereiten und halten müssen. Insbesondere, wenn Sie ohnehin ein Co-Leadership-Modell pflegen und als Führungstandem auftreten, kann es situationsbedingt sehr sinnvoll sein, Meetings zusammen zu leiten. Immerhin haben Sie auf diese Weise die Möglichkeit, Ihre individuellen Stärken zu kombinieren. 

Ein Praxisbeispiel: Meine Klientin Tina K.  ist vom Top-Management eines Konzerns in die Geschäftsführung eines großen mittelständisches Familienunternehmen in der Maschinenbaubranche mit rund 2.000 Mitarbeitern gewechselt. Neben ihr gibt es noch zwei weitere Geschäftsführer.

Das Problem: Beide Geschäftsführer kennen sich schon ewig und sind sehr gut verdrahtet, sind bei dem anstehenden Wandel aber keine wirkliche Hilfe. Das macht auch die Kommunikation mit den Mitarbeitern schwierig, die Tina als Neue ohnehin kritisch gegenüberstehen.

Die Lösung: Es gelingt Tina, zumindest einen der Geschäftsführer auf ihre Seite zu ziehen. Wichtige Meetings halten die beiden ab sofort zu zweit ab – mit klarer Rollenverteilung. Tina zeichnet die Vision und gibt an, wo es hingehen soll. Ihr Mitgeschäftsführer, der die Sprache der Mitarbeiter spricht, signalisiert, dass er voll hinter ihr steht. Das Ergebnis: Die Mitarbeitermotivation verbesserte sich deutlich, sodass die Belegschaft bereitwillig bei dem anstehenden Wandel mitging.

5.) „Meeting before the Meeting“: Vorsicht vor Überraschungen im Meeting

Insbesondere, wenn Sie neu im Top-Management sind oder einen Seit- oder Querstieg anstreben, sollten Sie eine Meeting-Regel besser früher als später verinnerlichen: Rechnen Sie immer mit Überraschungen! Sehr oft werden vom Vorstand oder Vorstandsvorsitzenden Meetings angesetzt, bei denen wichtige Entscheidungen auf der Agenda stehen.

Ihr erster Impuls mag sein, sich gründlich auf das entsprechende Meeting vorzubereiten. Im Meeting folgt dann allerdings die Überraschung: Sie können Ihre ausgefeite Argumentationslinie überhaupt nicht vorstellen und kommen nicht zum Zug. Vielmehr scheint die betreffende Entscheidung schon getroffen worden zu sein – und soll im Rahmen des Meetings nur nochmal bestätigt werden. Was ist passiert? Viele Entscheider stehen lange vor dem Meeting im Austausch, kommunizieren das aber nicht. Ein Klient nannte dieses in vielen Führungsetagen anzutreffende Phänomen mal „Meeting before the Meeting“. Damit Sie in offiziellen Besprechungen nicht vor vollendete Tatsachen gestellt werden, ist es daher essenziell, dass Sie aktiv Networking betreiben – und damit Teil der inoffiziellen Meetings werden.

6.) Schränken Sie Ihre Erreichbarkeit in wichtigen Meetings ein

Dass Sie während eines Meetings mit Ihren Mitarbeitern oder Kunden Ihr Handy zumindest auf lautlos stellen, sollte zum guten Ton gehören. In der Praxis ist das aber nicht immer ohne Weiteres umsetzbar. Insbesondere dann nicht, wenn Ihr Vorgesetzter Micromanagement betreibt – und von Ihnen ständige Erreichbarkeit einfordert. In dem Fall gilt es unbedingt, einen sinnvollen Umgang mit der Kontrollsucht des Chefs zu finden, um in Meetings nicht gestört zu werden. Ihre Erreichbarkeit während den Meetings sollten Sie unbedingt einschränken – schon aus Respekt gegenüber den Meeting-Teilnehmern. Zurückrufen können Sie Ihren Chef unmittelbar nach dem Meeting – idealerweise mit einem Satz wie „Ich habe gerade meinen Fuß aus dem Meeting-Raum gesetzt, anwesend waren XYZ, und das sind unsere Ergebnisse…“ So vermitteln Sie Ihrem Chef, dass dieser – sollten Sie ausnahmsweise nicht erreichbar sein – als erster informiert wird. Das stärkt sukzessive die Vertrauensbasis.

7.) Sichern Sie sich die Aufmerksamkeit Ihrer Vorgesetzten

Als Könner und Leistungsträger sind viele meiner Klienten eher ruhige Persönlichkeiten, die „legen, ohne zu gackern“. Gerade in Meetings mit Vorgesetzten kann das zu einem Problem werden, denn ihre Ideen gehen angesichts des inhaltlich blassen, dafür aber umso lautstarken Auftritts so mancher Kollegen schlichtweg unter. Meeting-Regel Nummer 7 lautet daher: Nutzen Sie wichtige Meetings mit Vorgesetzten, um Durchsetzungskraft zu zeigen! Dass soll nicht heißen, dass Sie hier mit ungewöhnlicher Lautstärke und Härte agieren oder sich auf sonst irgendeine Weise verbiegen müssen. Im Gegenteil. Es gibt auch andere Wege, die Aufmerksamkeit auf Sie und Ihr Anliegen zu lenken.

Tipp: Schieben Sie beim nächsten Meeting Ihr Wasserglas doch einfach mal hörbar so weit wie möglich an den Rand des Tisches. Und dann sprechen Sie über das, was Ihnen wirklich wichtig ist. Das Ergebnis wird Sie positiv überraschen. Wetten?

8.) Regeln für Online-Meetings: Machen Sie klar, was geht – und was nicht

Spätestens seit der Corona-Zeit haben sich Online-Meetings in vielen Unternehmen etabliert. Dass das Team so auch über große Distanzen hinweg zusammenkommen kann, ist prinzipiell etwas Positives. Allerdings sind virtuelle Meetings immer auch eine Herausforderung, die mit jedem weiteren Teilnehmer größer wird. Umso wichtiger ist es, dass Sie klare Regeln aufstellen, die verhindern, dass das Meeting im Chaos endet. Fragen, die Sie im Vorfeld klären sollten:

• Wann und wie darf die Chat-Funktion von Tools wie Zoom parallel zum Meeting genutzt werden?
• Wer darf wann sprechen – und wie haben sich andere Teilnehmer während eines Redebeitrags zu verhalten? Muss die „Hand-heben-Funktion“ gängiger Tools genutzt werden?
• Von wo aus dürfen die Online-Meetings abgehalten werden? Ist ein (semi)professionelles Umfeld (z.B. das heimische Bürozimmer) erforderlich – oder dürfen sich Ihre Mitarbeiter auch vom (ggf. unaufgeräumten) Wohnzimmer aus zuschalten? Insbesondere bei Meetings mit Kunden kann letztere Variante problematisch sein.
• Dürfen, sollen oder müssen bestimmte Hintergrundfilter genutzt werden, um Privatsphäre und Professionalität zu wahren?
• Müssen Teilnehmer ihr Mikrofon stumm schalten, wenn sie nicht reden?

9.) Geben Sie virtuellen Meetings eine klare Struktur

Virtuelle Meetings sind erfahrungsgemäß umso zielführender, je klarer sie strukturiert sind. Das Etablieren einer Meeting-Struktur ist daher eine wesentliche Aufgabe beim Führen auf Distanz. Übrigens nicht erst seit Corona, sondern auch schon vor Jahrzehnten. Ich selbst stand vor fast 30 Jahren bereits vor der gleichen Herausforderung, als ich als Mitglied der Geschäftsleitung für rund 1.000 Mitarbeiter verantwortlich war, die im gesamten DACH-Raum verteilt waren. Moderne Tools für reibungslose Video-Konferenzen gab es damals noch nicht, sodass ich mich mit regelmäßigen Telefon-Konferenzen begnügen musste. Dabei habe ich eine Struktur entwickelt, die sich selbst mit der damals steinzeitlichen Technik bewährt hat – und die Sie bei Besprechungen sehr gerne auch heute ganz oder teilweise für sich übernehmen dürfen:

• Was braucht der Mitarbeiter von Ihnen?
• Lassen Sie Raum für einen kurzen „Smalltalk“.
• Klären Sie, was Ihr Mitarbeiter sich seit dem letzten Gespräch vorgenommen hatte.
• Was hat seitdem geklappt?
• Was hat nicht funktioniert?
• Was nimmt sich der Mitarbeiter bis zur nächsten Besprechung vor?

Entsprechend aufgebaute Online-Besprechungen geben dem betreffenden Mitarbeiter die Möglichkeit, sich vorzubereiten und auch Probleme offen anzusprechen. Das wiederum stärkt die Mitarbeiterbindung.

Herzliche Grüße

Gudrun Happich

PS: Sie fühlen sich in Meetings unsicher? Können Ihr Anliegen gegenüber Vorgesetzten nicht richtig zur Sprache bringen? Oder haben Probleme mit schwierigen Mitarbeitern, die hier immer wieder querschießen? Dann kontaktieren Sie mich unter info@galileo-institut.de – und wir arbeiten gemeinsam an einer Lösung!

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