Ein Mitarbeiter untergräbt Ihre Autorität? So setzen Sie als Führungskraft richtig Grenzen

Sie haben einen Mitarbeiter im Team, der ständig Ihre Autorität untergräbt? Dann gilt es zu handeln, bevor die Stimmung im Team ernsthaft leidet – und die Performance Schaden nimmt. Von Kollegen und Vorgesetzten kommt in dem Zusammenhang gerne der Ratschlag, einfach mal „Grenzen zu setzen“.

Das allerdings ist leichter gesagt als getan. Denn wir Menschen sind auf Harmonie gepolt. Und schlucken Kränkungen und Grenzüberschreitungen oft lieber herunter, anstatt Konflikte offen auszutragen, Kritik zu äußern oder gar Grenzen zu ziehen. Nach 30 Jahren Erfahrung im Führungskräfte-Coaching kann ich davon ein Lied singen. In diesem Artikel zeige ich Ihnen anhand eines bewährten 5-Schritte-Plans, wie Sie Ihre eigenen Grenzen wahrnehmen und verteidigen können. Das Stichwort in diesem Zusammenhang lautet nicht etwa autoritäre, sondern empathische Führung.

Inhaltsverzeichnis

1. Fallbeispiel: Mitarbeiter untergräbt Autorität
2. Grenzen setzen als Führungskraft – in 5 Schritten
   2.1. Werden Sie sich über Ihre eigenen Grenzen klar
   2.2. Schaffen Sie emotionale Distanz
   2.3. Suchen Sie den offenen Dialog
   2.4. Formulieren Sie klare Spielregeln
   2.5. Ziehen Sie Konsequenzen
3. Raus aus dem Hamsterrad: Grenzen sind für C-Level essenziell

Fallbeispiel: Mitarbeiter untergräbt Autorität

Eigentlich sollte es ihr Traumjob sein. Doch als Karoline E. – eine Interessentin – ihren neuen Job als Mitglied der Geschäftsleitung antrat, erlebte sie ein böses Erwachen. Ihr schlug eine unterkühlte Stimmung entgegen, die stellenweise in offener Feindseligkeit gipfelte. Den Grund fand Karoline erst viele Tage später heraus: Eine Mitarbeiterin untergrub hinter ihrem Rücken kontinuierlich ihre Autorität – und wiegelte damit das gesamte Team gegenüber Karoline auf. Offenbar hatte sich die Mitarbeiterin selbst Hoffnung auf den Posten des Mitglieds der Geschäftsleitung gemacht. Und war nun bitter enttäuscht. Ihren Frust ließ sie an Karoline raus.

Grenzen setzen als Führungskraft – in 5 Schritten

Karoline ist kein Einzelfall. Viele Top-Führungskräfte kommen irgendwann in die Situation, in der ein Mitarbeiter versucht, ihre Autorität zu untergraben. Die Gründe hierfür können verschieden sein. Das Vorgehen Ihrerseits allerdings sollte immer gleich sein. Denn irgendwann kommt der Punkt, an dem Sie im Umgang mit schwierigen Mitarbeitern Grenzen setzen müssen. Ansonsten wird die Stimmung im Team schnell toxisch, die Mitarbeiterzufriedenheit sinkt und Ihre Performance leidet. Meinen Klienten empfehle ich dabei ein Vorgehen in 5 Schritten, das sich vielfach bewährt hat.

1.) Werden Sie sich über Ihre eigenen Grenzen klar

Ich kenne wenige Menschen, die gerne Grenzen setzen. Vielmehr streben die meisten nach Harmonie und gehen Konflikten, wo sie nur können, aus dem Weg. Das gilt erst Recht für meine Klienten – allesamt echte Könner und Leistungsträger mit hoher emotionaler Intelligenz. Diese Spitzen-Führungskräfte meckern nicht, sondern machen. Und sie suchen Fehler lieber bei sich, bevor sie auf den Gedanken kommen, anderen Vorwürfe zu machen. Entsprechend schwer fällt es ihnen daher, klare Grenzen zu setzen. An mich wenden sie sich dann oft mit dem Wunsch, genau das zu lernen.

Ganz so einfach ist es allerdings nicht. Denn, um Grenzen ziehen zu können, muss man die eigenen Grenzen zunächst wahrnehmen. Ein Punkt, mit dem viel mehr Führungskräfte Probleme haben, als man denken könnte.

Wenn Sie als Führungskraft Grenzen setzen wollen, müssen Sie sich also zuallererst darüber klar werden, wann eine Grenze überschritten wird. Das kann das (offene oder verdeckte) untergraben Ihrer Autorität sein. Eine Lüge. Oder ein aggressives Auftreten. Mein Tipp: Hören Sie in Situationen wie diese auf Ihre Gefühle. Insbesondere Wut ist ein guter Indikator dafür, dass gerade eine Grenze überschritten worden ist. Nehmen Sie sich einige Tage Zeit und notieren Sie all diese Grenzüberschreitungen. Auf diese Weise lernen Sie Ihre „roten Linien“ kennen – und werden so befähigt, wirkungsvolle Grenzen ziehen zu können.

Wichtig: Ich rede hier von „persönlichen“ Grenzen. Und die können bei jedem Menschen verschieden ausfallen. Ein Mitarbeiter, der Anweisungen immer mal wieder missachtet, kann mit seinem Verhalten den einen Chef regelrecht zur Weißglut bringen. Insbesondere, wenn dieser ohnehin Probleme damit hat, Kontrolle abzugeben. Eine andere Führungskraft, die Eigeninitiative schätzt, ist dagegen eher geneigt, ein Auge zuzudrücken. Schlicht, weil sie durch das Verhalten des Mitarbeiters nicht getriggert wird. In letzterem Fall ist es auch nicht notwendig, Grenzen zu setzen.

2.) Schaffen Sie emotionale Distanz

Sobald Ihnen klar ist, welche Verhaltensweisen Sie auf 180 bringen, können Sie damit beginnen, Ihre Grenzen wirksam zu schützen. Damit meine ich nicht, dass Sie wahllos Grenzen ziehen, Mauern bauen, und Selbstschussanlagen errichten sollten. Im Gegenteil. Immer dann, wenn Sie merken, dass gerade eine Ihrer zuvor definierten „roten Linien“ überschritten wird, sollten Sie zunächst versuchen, emotionale Distanz zu bekommen. Zum Beispiel, indem Sie ein paarmal tief durchatmen – oder das Gespräch zu einem späteren Zeitpunkt fortsetzen. Für diesen Fall legen Sie sich am besten im Vorfeld einen Satz zurecht. Etwa:

„Ich habe den Eindruck, dass das Gespräch gerade unfair wird. Lass uns das später mit kühlerem Kopf fortsetzen.“

Auch damit haben Sie schon eine rote Linie markiert – und sich für den Moment erfolgreich abgegrenzt. Knallen Sie Ihrem Mitarbeiter dagegen im Zorn einfach eine Grenze vor den Latz, stößt das sehr wahrscheinlich auf Unverständnis und verschärft Konflikte.

3.) Suchen Sie den offenen Dialog

Sobald Sie sich beruhigt haben, bitten Sie den Mitarbeiter, der Ihre roten Linien überschritten hat, zum Gespräch unter vier Augen. Und jetzt? Halten Sie ihm bitte keinen Vortrag, sondern steigen in einen offenen Dialog ein. Starten Sie dabei immer aus der Ich-Perspektive:

• Stellen Sie die Situation aus Ihrem Blickwinkel dar.
• Machen Sie klar, wie Sie sich fühlen.
• Erklären Sie, warum Sie das betreffende Verhalten nicht tolerieren können.

Im Anschluss geben Sie Ihrem Mitarbeiter Raum für dessen Perspektive. Finden Sie heraus, warum der Mitarbeiter handelt, wie er handelt. Und was diesen womöglich an Ihrem eigenen Verhalten triggert. Nicht selten erwächst aus einem solchen Gespräch Verständnis für die gegenseitigen Grenzen. Und damit echter Respekt.

4.) Formulieren Sie klare Spielregeln

Damit Ihre Grenzen auch weiterhin gewahrt bleiben, sollten Sie jetzt klare Spielregeln formulieren. Soll heißen: Machen Sie gegenüber Ihrem Team Ihre Grenzen deutlich – und respektieren Sie die Ihrer Mitarbeiter. Legen Sie im Vorfeld fest, was im Falle einer Grenzverletzung zu tun ist. Für einmalige Grenzverletzung – beispielsweise im Zuge einer hitzigen Diskussion bezüglich eines neuen Projekts – kann eine Deeskalationsstrategie sinnvoll sein. Das heißt: Sie ziehen sich für den Moment zurück und reden miteinander, wenn die Gemüter abgekühlt sind. Denn seien wir ehrlich: Wir alle haben persönliche Befindlichkeiten und reagieren mitunter sehr emotional auf bestimmte Reize. Einfach, weil wir Menschen sind. Kommt es dagegen bewusst oder häufig zu Grenzüberschreitungen – etwa, weil frustrierte Mitarbeiter gezielt ihre Autorität untergraben wollen – muss eine andere Reaktion erfolgen.

5.) Ziehen Sie Konsequenzen

Als Chef können Sie sich nicht permanent auf der Nase herumtanzen lassen. Das wäre nicht fair. Für Sie, für Ihr Team und auch für den querschießenden Mitarbeiter selbst. Wenn persönliche Gespräche nicht fruchten, Spielregeln nicht akzeptiert und Grenzen immer wieder verletzt werden, müssen Konsequenzen folgen. Und ja, in schweren Fällen kann dies auch eine Versetzung oder eine Kündigung für den betreffenden Mitarbeiter bedeuten. Auch, wenn es schwerfällt.

Meinen Klienten sage ich an dieser Stelle immer:

„Stellen Sie sich den schwierigen Mitarbeiter als einen faulen Apfel in einer Apfelkiste vor. Sortieren Sie diesen nicht aus, steckt er im Laufe der Zeit alle gesunden Äpfel an.“

Als Chef ist es daher Ihre Pflicht, einzugreifen. Anderenfalls leidet die Performance des gesamten Teams.

Raus aus dem Hamsterrad: Grenzen sind für C-Level essenziell

Übrigens: Als Führungskraft sollten Sie nicht nur gegenüber Mitarbeitern mit Autoritätsproblem Grenzen setzen. Sie dürfen und sollen „Grenzen setzen“ auch im Sinne von „abgrenzen“ verstehen. Damit meine ich: Lernen Sie „Nein“ zu sagen. Delegieren Sie Aufgaben und lernen Sie, Ihren Mitarbeitern zu vertrauen – gerade, wenn Sie zu Mikromanagement neigen.

In diesem Zusammenhang muss ich an Carsten M. denken, der große Probleme damit hatte, sich abzugrenzen – und damit viel zu involviert in die alltäglichen Aufgaben seiner Mitarbeiter war. Seine ständige Verfügbarkeit führte dazu, dass er permanent unter Zeitdruck war. Er fühlte sich wie der berühmte Hamster im Laufrad. Die Lösung: Er ernannte seine Assistentin zur Wächterin über seinen Kalender. Wer etwas von ihm wollte, musste zunächst einen Termin mit ihr ausmachen – und brauchte dafür eine verdammt gute Begründung.

Herzliche Grüße

Gudrun Happich

PS: Sie haben Probleme damit, Ihren Mitarbeitern Grenzen zu setzen oder sich selbst abzugrenzen? Dann kontaktieren Sie mich unter info@galileo-institut.de. Gemeinsam analysieren wir Ihre individuelle Situation und entwickeln einen konkreten Handlungsplan!

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