Kündigungsgespräch führen – 4 Tipps aus der Praxis für Führungskräfte
Ich kenne keine Führungskraft, die gerne Kündigungsgespräche führt. Dafür einige, die sie scheuen, wie der Teufel das Weihwasser – und eine eigentliche Kündigung gerne mal über Monate oder gar Jahre hinauszögern. Keine gute Strategie. Denn gut führen heißt eben auch, sich emotional schwierigen Situationen zu stellen.
Die gute Nachricht: Mit der richtigen Vorgehensweise können Sie auch herausfordernde Kündigungsgespräche meistern. In diesem Artikel stelle ich Ihnen meine Best-Practice-Tipps aus 30 Jahren Erfahrung im Führungskräfte-Coaching vor.
Inhaltsverzeichnis
- VOR der Kündigung: Schöpfen Sie alle Optionen aus
- 4 Tipps zum Entlassungsgespräch: So sprechen Sie eine Kündigung richtig aus
2.1. Wählen Sie einen geschützten Ort
2.2. Spielen Sie den Worst Case durch
2.3. Bleiben Sie gelassen
2.4. Spielen Sie mit offenen Karten - Wenn Kündigungsgespräche vermieden werden
3.1. Fluchtreflex bekämpfen: So ziehen Sie ein nötiges Kündigungsgespräch durch
VOR der Kündigung: Schöpfen Sie alle Optionen aus
Ganz egal, ob chronische Low Performer , permanent querschießende Mitarbeiter oder eine Führungskraft, die Ihre Erwartungen einfach nicht erfüllt: Manchmal ist es für das Team überlebenswichtig, dass ein Mitarbeiter geht. Eine Kündigung sollte dabei allerdings immer Ihre letzte Option sein. Denn selbst bei einer aus Ihrer Sicht absolut gerechtfertigten Entlassung droht ein langwieriger Rechtsstreit, falls der gekündigte Mitarbeiter vor Gericht ziehen sollte.
Bevor Sie das Kündigungsgespräch suchen, sollten Sie daher immer versuchen, eine gütliche Einigung zu erzielen. Gut möglich etwa, dass es in einem anderen Bereich Ihres Unternehmens eine Position gibt, die deutlich besser zum jeweiligen Mitarbeiterprofil passt. Auf diese Weise werden Sie den betreffenden Mitarbeiter los, beeinträchtigen die Moral im Team nicht und haben zugleich die beste Entscheidung im Sinne Ihres Unternehmens getroffen.
Ich weiß: Ein solches Best-Case-Szenario lässt sich in der Praxis längst nicht immer verwirklichen. Manchmal bleibt Ihnen keine andere Option als die Kündigung auszusprechen. Das allerdings sollten Sie erst nach Rücksprache mit Ihrem Vorgesetzten und den Personalverantwortlichen tun.
4 Tipps zum Entlassungsgespräch: So sprechen Sie eine Kündigung richtig aus
So viel vorweg: Für viele Menschen ist eine Kündigung eine emotionale Ausnahmesituation, auf die jeder Mitarbeiter unterschiedlich reagiert. Entsprechend verläuft auch jedes Kündigungsgespräch anders. Trotzdem können Sie für das Entlassungsgespräch die bestmöglichen Rahmenbedingungen schaffen. Die folgenden vier Tipps haben sich bei meinen Klienten vielfach in der Praxis bewährt, sodass ich diese auch Ihnen nur wärmstens empfehlen kann.
1.) Wählen Sie einen geschützten Ort
Geht es darum, „gewöhnliche“ Mitarbeitergespräche zu führen, empfehle ich meinen Klienten in der Regel einen entspannten, gerne auch öffentlichen Ort wie die gemütliche Lounge-Ecke im Büro oder ein ruhiges Café. Für ein Entlassungsgespräch ist das nicht der richtige Ort. Denn einerseits sind neugierige Blicke von (Ex-)Kollegen oder Passanten das letzte, das Ihr (Ex-)Mitarbeiter in einer so emotionalen Situation braucht. Andererseits sollten Außenstehende – auch aus rechtlichen Gründen – nichts von dem Gespräch mitbekommen.
Die Kündigung sprechen Sie daher besser in einem geschützten Raum innerhalb des Unternehmens aus. Das kann Ihr eigenes Büro oder ein geeigneter Meetingraum sein. Wichtig: Die gewählten Räumlichkeiten sollten weder besonders hellhörig noch verglast sein.
2.) Spielen Sie den Worst Case durch
Wenn es darum geht, schlechte Nachrichten zu überbringen, rate ich Ihnen dazu, sich im Vorfeld einmal das Worst Case Szenario auszumalen. Was, wenn der Mitarbeiter ausrastet, sie anschreit und droht, sofort vor Gericht zu ziehen? Was wenn er in Tränen ausbricht, und anfängt von seiner schwierigen familiären Situation zu berichten? Von pflegebedürftigen Eltern? Von Nachwuchs, der sich gerade angekündigt hat? Von jüngst erlittenen Schicksalsschlägen? Was wenn er Sie zu manipulieren versucht? Wenn er – mit einem treffsicheren Gespür für Ihre Schwächen – die Finger in die Wunde legt, Ihre Führungskompetenz anzweifelt und Sie zutiefst verunsichert?
Oft hilft es, diese Szenarien gedanklich im Detail durchzugehen – und sich passende Reaktionen zu überlegen. Das gibt Ihnen auch bei schwierigen Kündigungsgesprächen emotionale Sicherheit.
3.) Bleiben Sie gelassen
Auch wenn es schwerfällt: Versuchen Sie im Entlassungsgespräch so ruhig wie möglich zu bleiben. Selbst bei emotionalen Ausbrüchen Ihres Gegenübers. Denken Sie daran: „Alles, was Sie sagen, kann bei Gericht gegen Sie verwendet werden.“
Um ruhiger zu bleiben, würden Sie das Aussprechen der Kündigung lieber Ihrem – vermutlich ebenfalls anwesenden – Kollegen von der Personalabteilung überlassen? Lassen Sie es. Es ist viel respektvoller, wenn die Kündigung vom Vorgesetzten kommt.
4.) Spielen Sie mit offenen Karten
Ich kommuniziere, wie viele meiner Klienten, gerne offen und auf Augenhöhe. Gerade im Entlassungsgespräch halte ich nichts davon, vorgeschobene Kündigungsgründe ins Feld zu führen, die vielleicht unverfänglicher oder „leichter zu verdauen“ sind. Zumindest auf Nachfrage sollten Sie die Kündigungsgründe nicht nur nennen, sondern auch nachvollziehbar begründen können.
Mein Tipp: Wenn Sie als Vorstand einen Mitarbeiter auf C-Level Niveau feuern müssen, können Sie an dieser Stelle durchaus mit offenen Karten spielen. Und ganz bewusst mit der im Top-Management so weit verbreiteten doppelbödige und blumigen Kommunikation brechen. Beispielsweise können Sie skizzieren, wie die Alternative einer Entlassung ausgesehen hätte:
„Sie wären aufs Abstellgleis gestellt worden. Ihr Handlungsspielraum wäre geschrumpft. Sie wären sukzessive in der Bedeutungslosigkeit verschwunden. Und am Ende, nach Monaten, vielleicht auch erst nach Jahren, hätten Sie wahrscheinlich selbst gekündigt– und sei es nur innerlich. Wäre das wirklich besser gewesen?“
Diese schonungslose Ehrlichkeit mag für den Gekündigten frustrierend sein, ringt ihm aber meist auch Respekt ab. Eine gute Voraussetzung, um ohne böses Blut auseinanderzugehen. Denken Sie daran: Man sieht sich immer zweimal.
Wenn Kündigungsgespräche vermieden werden
Kündigungsgespräche sind schwierig – auch für die Führungskraft, die die Kündigung aussprechen muss. Ein Klient von mir, nennen wir ihn Manuel T., kann davon ein Lied singen. Die erfolgreiche Führungskraft wollte es um jeden Preis vermeiden, eine – eigentlich notwendige – Kündigung auszusprechen. Statt endlich das Gespräch zu suchen, füllte Manuel den Terminkalender mit Geschäftsreisen. Wurde plötzlich krank. Oder fand eine andere „wichtigere“ Aufgabe.
Ich kann Manuels Verhalten gut nachvollziehen. Im Kern ist es aber höchst unfair – für alle Parteien:
- Ihrem Mitarbeiter gegenüber, dem Sie wertvolle Zeit rauben und womöglich künftige Karrierechancen verbauen.
- Ihrem Team gegenüber, das womöglich weiterhin mit einem schwierigen Mitarbeiter leben muss, der als fauler Apfel allmählich Motivation und Performance des gesamten Teams in den Keller zieht.
- Ihrem Unternehmen gegenüber, das sich darauf verlässt, dass Sie auch schwierige Entscheidungen zum Wohle der Firma treffen.
- Ihnen selbst gegenüber. Immerhin nagt ein verschlepptes Kündigungsgespräch oft auch an der eigenen Psyche.
Fluchtreflex bekämpfen: So ziehen Sie ein nötiges Kündigungsgespräch durch
Was Manuel nicht klar war: Sein Verhalten, das er bei einem nahenden Kündigungsgespräch an den Tag legte, lief größtenteils automatisiert ab. Ein Trigger (Angst vor einem Kündigungsgespräch) löste einen Reflex (in Manuels Fall einen Fluchtreflex) aus. Diesen Trigger-Reflex-Automatismus kenne ich gut, denn er begegnet mir in unterschiedlichsten Ausprägungen bei vielen meiner Klienten im Führungskräfte-Coaching. Und als Biologin ist er mir natürlich auch aus der Natur bekannt. Etwa vom Reifungsprozess von Bananen. Auch hier sorgt ein Trigger (ein bestimmtes Hormon) quasi auf Knopfdruck für ein bestimmtes Resultat (gelbe Banane). Die moderne Lebensmittelindustrie macht sich diesen Prozess zunutze, um Bananen ganz gezielt zum richtigen Zeitpunkt reifen zu lassen.
Die gute Nachricht: Sie können diesem Regelkreis entkommen. Die dafür nötige Technik bezeichne ich als „Trigger-Stopp-Prinzip“. Stark heruntergebrochen gehen Sie dabei folgendermaßen vor:
- Nehmen Sie Ihre Trigger (Auslöser) und den folgenden Reflex (automatisierte Handlung) wahr. Was geht dabei in Ihrem Kopf vor? Wie fühlt sich die Situation an? Wie spüren Sie Ihren Körper?
- Akzeptieren Sie Ihr reflexartiges Verhalten auf bestimmte Auslöser. Sobald Sie einen Trigger identifizieren, sagen Sie innerlich deutlich „Stopp“. So trivial es klingt: Sie dürfen sich dazu gerne das Bild eines Stoppschilds vor Augen führen. Sie werden merken: Allmählich können Sie das Ruder wieder selbst in die Hand nehmen.
- Reflektieren Sie die Situation und machen Sie sich klar, was jetzt das höchste Ziel ist. Im Fall eines anstehenden Kündigungsgesprächs wäre das – abhängig von der individuellen Situation – das Wohl Ihres Unternehmens, Ihres Teams, Ihres Mitarbeiters oder Ihr eigenes.
Mit dieser Technik können Sie Ihren inneren Autopiloten wirksam stoppen.
Übrigens: Das Trigger-Stopp-Prinzip, das wir vom Reifeprozess der Bananen kennen, thematisiere ich in meinem neuen Buch „Nature, Inc. – das erfolgreichste Unternehmen der Welt“ ausführlich. Ebenso wie viele weitere Beispiele aus der Natur, die Ihren Blick auf erfolgreiche Führung nachhaltig verändern werden.
Herzliche Grüße
Gudrun Happich
PS: Sie müssen ein schwieriges Kündigungsgespräch führen und suchen einen Sparringspartner, um bestimmte Szenarien durchzuspielen? Dann kontaktieren Sie mich unter info@galileo-institut.de – gemeinsam bereiten wir Sie auf das anstehende Gespräch vor!
