Offboarding von Führungskräften: So sorgen Sie für einen geordneten Übergang

Dass das Onboarding einer gewissen Planung bedarf, ist den meisten Unternehmen klar. Viele planen den Einstieg neuer Führungskräfte sogar geradezu vorbildlich – von der Vorbereitung über den Antritt bis hin zu den Zielen für die ersten 100 Tage. Immer wieder sehe ich allerdings auch: In denselben Unternehmen wird das Offboarding sträflich vernachlässigt! Dabei sind On- und Offboarding zwei Seiten derselben Medaille. Für einen gelungenen Start des „Neuen“ sind sie gleichermaßen entscheidend. Ein unstrukturierter Abgang der scheidenden Führungskraft ist ein erhebliches Risiko. Denn ein solcher hinterlässt Chaos und Verwirrung. Und das erhöht die Wahrscheinlichkeit eines Scheiterns erheblich. Gerade auf Top-Management-Niveau ist der folgende Schaden immens! Das kann und will sich kein Unternehmen leisten. Grund genug, für einen geordneten Übergang zu sorgen.

Letzteres gilt unabhängig davon, warum die bisherige Führungskraft das Unternehmen verlässt. Ob sie in den Ruhestand geht, innerhalb des Unternehmens wechselt oder gar gekündigt worden ist, wirkt sich aber selbstverständlich auf die Stimmung, die während der Offboarding-Phase herrscht, aus.

In diesem Artikel zeige ich Ihnen, was Sie selbst tun können, um als aus dem Unternehmen scheidende Führungskraft den Übergang so reibungslos wie möglich zu machen. Und auch Offboarding-Verantwortliche (z.B. aus dem HR-Bereich) werden hier wertvollen Input finden.

Inhaltsverzeichnis

1. Ohne geordnete Übergabe ist Chaos vorprogrammiert
2. 3 Tipps für ein gelungenes Exit Management
   2.1. Planen Sie eine Übergangszeit von 3 bis 6 Monaten ein
   2.2. Sorgen Sie für eine klare Rollenverteilung
   2.3. Stellen Sie sich gut mit Ihrem Nachfolger
3. Offboarding – Checkliste für einen sauberen Übergang

Ohne geordnete Übergabe ist Chaos vorprogrammiert

Auf dem Papier wirkt alles ganz einfach: Der Chef geht in den Ruhestand, der Nachfolger ist längst bestimmt, der letzte Arbeitstag rückt näher. Und dann? Herrscht zunächst mal ordentliches Chaos. Schon am ersten Arbeitstag des Neuen wird klar: Es fehlen entscheidende Informationen. Wichtige Kontakte sind nicht sauber übergeben worden. Entscheidungen hängen plötzlich in der Luft. Und das Team weiß überhaupt nicht mehr, woran es ist.

Aus meiner Erfahrung kann ich sagen: Chaotische Wochen wie diese sind im Rahmen eines Führungswechsels alles andere als selten. Auch dann nicht, wenn sich dieser schon seit Monaten anbahnt. Für die Stimmung im Team ist diese Phase absolutes Gift. Und das Unternehmen kosten die ungenutzten Wochen richtig viel Geld. Mein Appell an alle Entscheider lautet daher: Sorgen Sie unbedingt für eine geordnete Übergabe!

3 Tipps für ein gelungenes Exit Management

Es ist kein Hexenwerk, für ein vernünftiges Offboarding zu sorgen. Jeder, der sich im Vorfeld Gedanken macht, ist in der Lage, ein ordentliches Exit-Management auf die Beine zu stellen. Bewährt haben sich dabei die drei folgenden Tipps.

1.) Planen Sie eine Übergangszeit von 3 bis 6 Monaten ein

Die wichtigste Voraussetzung für ein sauberes Offboarding ist ein klarer Zeitrahmen. In der Praxis haben sich 3 bis 6 Monate als ideal erwiesen. Wenn es kürzer geht: Umso besser. In dieser Phase des Übergangs muss klar sein: Es landen keine neuen Projekte mehr auf dem Schreibtisch der alten Führungskraft! Sämtliche neuen Aufgaben werden an den Nachfolger übergeben oder – sofern es sich anbietet – gemeinschaftlich angegangen.

2.) Sorgen Sie für eine klare Rollenverteilung

In amerikanischen Unternehmen ist es gang und gäbe, dass scheidender und neuer Chef eng zusammenarbeiten – und eine vorübergehende Doppelspitze bilden. Und auch hierzulande ist dieses (Erfolgs-)Modell immer wieder anzutreffen. Aus gutem Grund: Hier hat der Nachfolger die einmalige Möglichkeit, von seinem Vorgänger zu lernen. Über interne Unternehmensspielregeln, Machtstrukturen, Prozesse und über relevante Personen. All das ist Wissen, das in der Phase des Übergangs entscheidend für den Erfolg des Neuen ist!

Allerdings birgt die temporäre Doppelspitze auch Herausforderungen. Denn damit es im Team nicht zu Verwirrung und Chaos kommt, ist eine klare Rollenverteilung essenziell! Klären Sie unbedingt Folgendes:

• Wer ist verantwortlich?
• Bei wem liegen welche Zuständigkeiten?
• An wen werden welche Mails gerichtet?
• Bei wem liegen welche Aufgaben – und bis zu welchem Datum müssen sie erledigt sein?
• Wer entscheidet was?
• Woran wird gemessen, dass die jeweilige Etappe erfolgreich war?

Tipp: Es empfiehlt sich, einen Übergabeplan schriftlich auszuarbeiten – und diesen sowohl vom scheidenden als auch vom neuen Chef unterschreiben zu lassen. Das schafft Verbindlichkeit.

3.) Stellen Sie sich gut mit Ihrem Nachfolger

Gerade, wenn sie ihren Stuhl freiwillig räumen, bleiben ehemalige Chefs ihrem Unternehmen oftmals auch weiterhin verbunden. Zum Beispiel per Beratervertrag. Das bedeutet auch: Sie werden mit Ihrem Nachfolger auch weiterhin zusammenarbeiten. Während des Offboardings sollten Sie daher keinesfalls für böses Blut sorgen. Soll heißen: Versuchen Sie nicht besser dazustehen als Ihr Nachfolger – auch wenn der Impuls dazu als „alter Hase“ groß sein mag. Und machen Sie keine kritischen Bemerkungen, die Ihren Nachfolger in ein schlechtes Licht rücken könnten. Weder gegenüber dem Vorstand noch gegenüber Ihrer Mannschaft. Halten Sie sich außerdem aus operativen Entscheidungen künftig heraus, sofern Ihre Expertise nicht angefragt wird!

Wollen Sie in Entscheidungen Ihres Nachfolgers auch nach der Übergabe aktiv involviert bleiben, können Sie sich als Mentor ins Spiel bringen. Für Ihren Nachfolger bringt das entscheidende Vorteile mit. Immerhin kennen Sie als einziger sowohl das Unternehmen als auch die Rolle. Sie wissen, wer die finalen Entscheidungen trifft, wer (oder was) die tragenden Säulen im Unternehmen sind und welche Dynamik im Board herrscht.

Offboarding – Checkliste für einen sauberen Übergang

Sie scheiden aus dem Unternehmen und möchten für einen geordneten Übergang sorgen? Folgendes Vorgehen hat sich bewährt:

• Definieren Sie einen Austritts- und Übergabeplan und lassen Sie diesen von den Verantwortlichen unterschreiben.
• Definieren Sie einen Übergabezeitraum – Empfehlung: 3 bis 6 Monate.
• Bleiben Sie bis zur Übergabe engagiert.
• Nehmen Sie keine neuen Projekte mehr an.
• Überlassen Sie alle wichtigen Entscheidungen Ihrem Nachfolger.
• Sorgen Sie bei einer temporären Doppelspitze in der Phase des Übergangs für eine klare Rollenverteilung.
• Führen Sie Ihren Nachfolger ein – und stellen Sie aktiv Kundenkontakt her.
• Stellen Sie sich gut mit Ihrem Nachfolger – und bieten Sie sich ggf. als Mentor an.

Gerade wenn Sie gekündigt worden sind, mag es schwerfallen, sich aktiv für einen geordneten Übergang einzusetzen. Ich kann Ihnen allerdings nur ans Herz legen: Halten Sie sich trotzdem an diese Checkliste – und hinterlassen Sie keine verbrannte Erde. Für Ihr Image ist es nur förderlich, wenn Sie auch in schwierigen Situationen wie diesen Charakter zeigen!

Herzliche Grüße

Gudrun Happich

PS: Sie möchten für ein sauberes Offboarding und einen geordneten Übergang sorgen? Dann kontaktieren Sie mich unter info@galileo-institut.de. Gemeinsam arbeiten wir einen auf Ihr Unternehmen und Ihre Rolle zugeschnittenen Übergabeplan aus! 

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